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A EMPRESA

O papel de cada profissional

Trecho subtraído do Guia de Boas Práticas de Comunicação em Feiras e Eventos
(Sindicato dos Jornalistas Profissionais/Abracom/Fenaj/Sinco/Sindiprom/Ubrage)

O Jornalista

Para fazer uma cobertura adequada e obter informações qualificadas referentes a eventos, o jornalista deve buscar primeiramente as fontes oficiais do mesmo. A compreensão do contexto de mercado, importância do setor, números do segmento, representatividade e perspectivas são informações concentradas em quem representa o setor como um todo.

Contar com a assessoria de imprensa do evento para direcionar pautas específicas e exclusivas é a atitude correta na realização de uma reportagem, pois é a assessoria do evento quem detém as informações gerais e pode ajudar nas específicas por levantar previamente o que há de interessante para noticiar.

O jornalista deve se ater às regras de credenciamento e procurar ser objetivo quando abordado por assessores de imprensa durante o evento. O ideal é que se posicione sobre o interesse ou não de saber de temas paralelos à pauta que está responsável em cobrir.

Tratar com respeito e objetividade os assessores de imprensa que estão trabalhando no evento é recomendável para evitar desgastes no relacionamento e perda de tempo de ambos os lados.

O Assessor de Comunicação do Evento

Caberá aos profissionais dessa equipe planejar as ações de comunicação para o pleno sucesso do evento. A assessoria deverá se reunir com o organizador do evento para estabelecer as ações com antecedência mínima de cinco meses da data do evento.

Outra iniciativa importante é criar uma aproximação com os expositores e suas respectivas assessorias, orientando-os sobre a proposta de trabalho para o evento.

Assim que o planejamento estiver aprovado, a assessoria de comunicação do evento deve agendar uma reunião com as assessorias dos expositores. O ideal é que seja eleita uma pessoa que coordene as atividades dessas assessorias no pré-evento, durante o evento e no pós-evento.

Seria uma espécie de coordenador responsável, especialmente destacado para as ações voltadas para o relacionamento com as assessorias de imprensa dos expositores e deles com a imprensa que visitará o evento.

A assessoria de comunicação do evento esclarecerá, ainda, sobre o funcionamento da sala de imprensa, credenciais, confecção de press kits, clipping, entrevistas coletivas durante o evento etc.

O Promotor do Evento

Cabe ao promotor providenciar instalações adequadas para a montagem da sala de imprensa, fornecer a infraestrutura básica de telecomunicações, equipamentos de informática e mobiliário, além dos recursos humanos terceirizados. Já na fase inicial de planejamento de uma feira, o promotor deve reservar uma área nobre do evento para montar a sala de imprensa. É fundamental lembrar que a boa cobertura de uma feira de negócios, de um evento ou de um show depende de uma boa sala de imprensa, bem localizada e sinalizada..

O Assessor de Comunicação do Expositor ou Patrocinador

Ao profissional envolvido com a comunicação para a imprensa de um expositor orientamos que estabeleça ações de aproximação com a imprensa três meses antes do evento. A esse profissional fica o encargo de cuidar exclusivamente da elucidação de dúvidas sobre a participação do expositor para a assessoria do evento, o preparo do material para a sala de imprensa – press kit, a organização e o acompanhamento em coletivas de imprensa, caso ocorram, e o atendimento à imprensa no estande ou na sala de imprensa.

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